Günümüz dünyasında işletmelerin kendisini geliştirmesi için iş yapma biçimlerini değiştirmesi oldukça önemlidir. Bu amaç doğrultusunda hazırlanan belge doküman ve iş akışı yönetim sistemi iş süreçlerin kontrolünü ve geliştirilmesini kolaylaştırır.
Eba Belge Doküman ve İş Akışı Yönetim Sisteminin Faydaları
Belge doküman ve iş akış yönetim sisteminin birçok faydası vardır. Bu faydalarından dolayı hem ülkemizde hem de dünyada bu sistemi kullanan işletmelerin sayısında gözle görülür bir artış yaşanıyor. Sistemin sunduğu faydalardan bazıları şunlardır:
- İş süreçlerinin daha kolay takip edilmesini sağlar.
- Şirketlerin maliyetlerini düşürmesine yardımcı olur.
- Kağıt israfını azaltır ve daha az kağıt kullanılmasını sağlar.
- Sistematik saklama ve arşiv imkanı verir.
- Hatırlatma, uyarı ve geri bildirim gibi şirketler için önemli konuların takibini kolaylaştırır.
- Şirket içerisinde personel kaynaklı oluşabilecek sorunların önüne geçer.
Eba sayesinde fiziki alan oluşturulma zorunluluğu da ortadan kalkar. Çünkü bu sistem teknolojik arşivleme yöntemi ile hareket eder.
Eba Belge Doküman ve İş Akışı Yönetim Örnekleri
Belge doküman ve iş akış yönetim sistemi köklü ve pratik bir sistemdir. Köklü ve pratik bir sistem olduğu için pek çok kişi bu sisteme dahil olmaktadır. Bu sisteme dahil olan işletmeler arasında Garanti, Demirören Holding ve Bosch gibi uzun yıllardan beri ülkemizde hizmet veren şirketler bulunuyor.
İnternet üzerinden satış yapan işletmeler de belge doküman ve iş akış yönetim sistemine dahil olmuştur. Bu işletmeler eba kapsamında karmaşık raporları görsel öğelerle sadeleştirmeyi başarabilmiştir. Bunun yanında işletmeler eba ile verilerin kolay şekilde raporlanabilmesini de sağlayabilmiştir.
Eba Belge Doküman ve İş Akış Yönetim Sisteminin Özellikleri
Belge doküman ve iş akış yönetim sisteminin en önemli özelliği kurumsal yapıyı düzenlemesidir. Bu sistem kurum içi iş ve işlemlerin daha doğru bir şekilde yapılmasını sağlar. Kurum içi iş ve işlemleri düzenlemesinin yanında süreç maliyetinin gözle görülür biçimde azaltılmasına yardımcı oluyor.
Belge doküman ve iş akış yönetim sistemi TS13298 standartlarına bire bir uyumludur. Bu sayede yapılan işlemlerin hiçbirinde standartlara uygun olmayan işlemlere yer verilmemiş olur. Bunun yanında sistem Tiff, PDF, PDF/A, BMP, JPEG, JPEG2000 gibi endüstri standardı sunan görüntü formatları şeklinde sunulur. Bununla birlikte indeks bilgileri XML Metadata olarak da rahat biçimde aktarılabiliyor.
Eba Belge Doküman ve İş Akış Yönetim Sistemi Hangi İşletmeler İçin Uygundur
Eba yalnızca tek bir sektöre hizmet etmez. İşletmesini geleceğe taşımak ve uluslararası alanında güçlü adımlar atmak isteyen her türlü işletme ebayı kullanabiliyor. Belge doküman ve iş akış yönetim sisteminin birçok işletmeyi kapsaması önemli bir avantaj olarak kabul ediliyor.
Lojistik, üretim, teknoloji, planlama, idari ve finans gibi farklı sektörlerde hizmet veren şirketler gönül rahatlığı ile bu sistemi tercih edebilir. Bunun yanında yeni kurulmuş ve idari plan yapmakta zorlanan işletmeler de belge doküman sistemini kullanabiliyor.
Belge Doküman ve İş Akış Yönetim Sistemini Neden Kullanmalıyım?
Belge doküman ve iş akış yönetim sistemi ile birçok farklı aktiviteye dahil olunabiliyor. Bu aktivitelerden ilki ofis çalışanlarının zamanlarını daha verimli hale getirmesidir. Eba ile ofis çalışanları belge aramak için ekstra zaman harcamak zorunda kalmıyor. Ekstra zaman harcamak zorunda kalmayan personel şirket için daha verimli olabiliyor.
Belge doküman ve iş akış yönetim sistemi ile özelleştirilebilir iş planı oluşturulabiliyor. Bu sayede şirketlerin daha kolay ve daha doğru gelişmesinin önü açılıyor. Bütün bunlara ek olarak eba ile kurumsal dokümanlar elektronik ortamda daha kolay takip edilebilir. Bu da şirketlerin maliyet ve zamandan tasarruf etmesini direkt olarak etkiler.
Eba Belge Doküman ve İş Akışı Yönetim Sistemi Modülleri
Belge doküman ve iş akışı yönetim sistemi birtakım farklı modüllerden meydana gelir. Bu modüller sayesinde işletme verimliliği çok daha üst seviyelere çıkartılabiliyor. Bu modüllerin detaylı şekilde analiz edilip uygulanmasıyla şirketler kısa ve uzun vadede hedeflerine daha kolay ulaşabiliyor. Eba belge doküman ve iş akışı yönetim sisteminde bulunan modüllerden bazıları:
- Eba iş akış sistemi
- Eba doküman yönetim sistemi
- EbaCapture
- Eba Dashboard
İş akış sistemi ve doküman yönetim sistemi kurumların hafızasını güçlendirir. Bu modüller sayesinde kurumsal dokümanlara istenilen her yerden erişim sağlanabiliyor. Erişimin kolaylaşmasıyla beraber bireyler karmaşık işlemleri daha kolay hale getirebiliyor.
Eba Belge Doküman ve İş Akışı Yönetim Sisteminin Güçlü Yönleri
Belge doküman ve iş akışı yönetim sisteminin diğer sistemlere göre birçok üstün yönü vardır. Bu üstün yönlerden ilki geniş veri kaynağı desteği sayesinde tüm operasyonel sistemlerden gelen dataların konsodilasyonunun yapılmasına olanak sağlanmasıdır. Bunun yanında var olan dosyaların PDF, Word ve Excel olarak aktarılmasına olanak sağlaması da güçlü yönlerindendir.
Belge doküman ve iş akış yönetim sistemi standart dışı doküman oluşumunu direkt olarak engelleyebiliyor. Bu sayede şirketler için gereksiz ve masraf olarak görülen argümanlar saklanmak zorunda kalmaz. Gereksiz argümanların ayıklanması ile beraber şirket yetkilileri daha önemli işlerle ilgilenme fırsatı yakalar.
Eba Belge Doküman ve İş Akışı Yönetim Sisteminin Oluşturulması İçin Gerekli Olanlar
Belge doküman ve iş akışı yönetim sisteminin oluşturulabilmesi için birtakım şartların yerine getirilmesi gerekiyor. Bu şartlardan ilki şirket hedefleridir. Şirketin kısa, orta ve uzun vade hedeflerinin detaylıca belirlenmesi önemlidir. Çünkü Eba hedeflere uygun olarak çalışır.
Eba’nın oluşturulabilmesi için ihtiyaç duyulan bir diğer şart ise gerekli olan zeminin hazırlanmasıdır. Dijital ortamın dönüştürülmesi, personel eğitimi ve gerekli zamanın yaratılması bu sistemin çalışması ve başarılı olabilmesi için oldukça önemlidir.
İşletmenizin Dijital Dönüşümü İçin SnotraDijital’in Dönüşüm Çözümlerimizi Mutlaka İnceleyin! Demo Talebi İsteyin
İlk yorum yapan olun